yhteiskunnan
ilmiöistä ja
toimijoista on
edellytys uusien
ratkaisujen
etsimiselle ja
löytämiselle
Ilmiöt hallinnollista pöhinää vai avain vaikuttavuuteen
Ilmiöt hallinnollista pöhinää vai avain vaikuttavuuteen
Julkinen hallinto on viime vuosina löytänyt edestään sotkuisia, yllätyksellisiä ja skaalautuvia ilmiöitä, jotka haastavat rakenteita ja maantieteellisiä rajoja. Nämä merkittävät ja laaja-alaiset ongelmavyyhdit vaikuttavat ympäristöön, sosiaaliseen eheyteen, turvallisuuteen, talouteen ja kaikkiin yhteiskunnan jäseniin. Ilmiöt haastavat meitä katsomaan ikkunasta ulos suomalaiseen yhteiskuntaan ja kysymään miten sen kansalaisilla menee. Ilmiöitä koskeva puhe on puhetta yhteiskunnallisesta tarpeesta.
Ratkaisujen löytämiseksi meidän tulisi mennä ilmiöiden sisään ja ymmärtää niiden logiikkaa. Ilmiöiden tilannekuvien, juurisyiden, muutosmekanismien ja seurausten tunnistaminen tarvitsee tuekseen tietoa. Tällä tekoälyn aikakaudella meillä on hyvät mahdollisuudet siirtyä pirstaleisesta tietovirroista kohti todellista tiedolla johtamista. Tiedon kautta voidaan keskittyä olennaisiin ja merkittäviin kohdealueisiin ja löydetään ne asiat, joihin halutaan vaikuttaa. Ilmiöiden ytimestä me löydämme vaikuttavuuden eli sen mitä vaikutuksia ja tuloksia haluamme aikaansaada yhteiskunnan ja sen kansalaisten tilanteissa pitkällä aikavälillä.
Asettamalla vaikuttavuuden keskiöön ajattelutapamme julkisen hallinnon rakenteista, palveluista ja rahoituksesta muuttuu. Vaikuttavuus on systeemistä ja syntyy eri toimijoiden yhteistyössä. Useat hallinnon toimijat tähtäävät samaan maaliin. Siksi meidän pitää kysyä keiden kanssa ja millä palveluilla saamme aikaan haluttuja vaikutuksia ja tuloksia yhdessä. Olemme yrittäneet pilkkoa vaikuttavuutta osiin niin, että se syntyisi tietyn organisaation, toiminnan tai hankkeen seurauksena. Palvelut, toiminta ja hankkeet tulee nähdä keinoina saada aikaan tavoiteltavia tuloksia ja vaikutuksia. Kyse on ajattelutavan kääntämisestä toisen suuntaan.
Meillä on käytössä useita erilaisia rahoitusmekanismeja, joiden turvin yritämme ratkoa yhteiskunnallisia ongelmia. Rahoitusta jaetaan ennalta ehkäiseviin toimiin, palvelutuotantoon ja korjaaviin toimiin. Me emme oikeasti tiedä minkälaisia varoja ja miten paljon meillä käytettävissä merkittävien yhteiskunnallisten ilmiöiden ratkaisemiseksi. Eri rahoitusmekanismeja tulisi tarkastella kokonaisvaltaisesti. Millä toimilla ja palveluilla sekä minkä tyyppisellä rahoituksella saamme aikaan toivottuja vaikutuksia? Viime vuosina katse on kiinnittynyt operatiiviseen tehokkuuteen, tuottavuuteen ja säästöihin. Toki nekin ovat tärkeitä, mutta kokonaistaloudellisia vaikutuksia saavutetaan vain yhteiskunnallisiin ongelmiin puuttumalla.
Julkisessa hallinnossa pitäisi pystyä kertomaan enemmän tietoperusteisia vaikuttavuustarinoita. Tässä tarinassa meillä on tieto siitä, miten ilmiöt ja trendit yhteiskunnassa kehittyvät ja mitkä ovat niiden yhteiskuntataloudelliset vaikutukset. Tiedämme mitä vaikutuksia ja tuloksia haluamme yhteiskunnassa ja asiakkaiden tilanteessa aikaansaada. Seuraamme myös tilanteessa tapahtuvaa muutosta. Pystymme kertomaan millä toiminnalla ja palvelulla aikaansaamme tavoiteltuja tuloksia ja vaikutuksia. Voimme osoittaa, että olemme kohdentaneet voimavaramme vaikuttavien ratkaisujen tuottamiseen.
On hyvä, että ilmiöistä pöhistään. Olemme silloin julkisen hallinnon ytimessä – vaikuttavuudessa.
Ulla Suomela, BroadScope
Tarvitseeko omistaa käyttääkseen?
Kuinka monta kertaa vuodessa käytät auton peräkärryä?
Vastaus on yleensä muotoa: ”pari kertaa kesällä kuskataan tavaroita mökille ja sitten autotallia siivotessa”. No, kannattaako se sitten omistaa, jos niitä voi paikalliselta Essolta vuokrata muutamalla kympillä?
Meillä on omistamiseen perinteinen suhde, jonka mukaan käyttäminen edellyttää jonkin tavaran hankkimista omaan käyttöön. Tämän ajatusmallin mukaan jokaisella maanviljelijällä tulee olla oma puimakone, omakotiasujalla painepesuri ja aktiivisella ihmisellä oma henkilökohtainen auto.
Oma auto on tunnetusti huonoimpia mahdollisia investointeja. Se maksaa investointina paljon, arvo alenee tuhansilla euroilla vuodessa, ja kuitenkin se on käyttämättä pääosan vuorokaudesta. Lisäksi käyttämisestä valtiokin haluaa osansa, koska tunnetusti bensiinin hinnasta pääosa on veroa. Miksi siis auton omistaminen on niin tärkeää?
Vastaus on liikkumisen vapaudessa – omistamalla auton voit milloin tahansa lähteä minne vain. Auto resurssina aina käytössä ilman rajoituksia, joten voit koska tahansa käydä kaupassa, lähteä mökille tai vaikkapa käväistä Lapissa.
Omistamiselle on viimeaikoihin saakka ollut vähän vaihtoehtoja. Auton vuokraus on rajoittunut lomiin, ja lyhytaikainen vuokraus on ollut lähes olematonta.
Kaikki tämä on muuttumassa! Ajattelumalli omistamisen välttämättömyydestä on väistymässä sivuun, jolloin voimme vuokrata, lainata tai jakaa erilaisia esineitä, laitteita ja mitä vain resursseja. Liikkumisen palveluissa auton jakaminen, car clubit ja yhteiskäyttöautot ovat tulleet vaihtoehdoiksi omistamiselle. Ideana on, että maksamalla saat auton helposti käyttöösi varaamalla sen netistä, autoon pääset mobiililaitteen avulla ilmoittamalla keskukselle ja sen voi noutaa kotia tai työtä lähellä olevasta pisteestä. Käytön jälkeen se palautetaan samaan tai johonkin muuhun pisteeseen. Käyttöaika voi vaihdella minuuteista tunteihin ja päiviin. Samalla lailla voidaan jakaa polkupyöriä ja rullalautoja.
Jakamisessa on siis ideaa, koska kustannukset jakautuvat monelle yhden sijaan, käyttöaste on korkeampi ja ruuhkatkin vähenevät.
Markku Tinnilä, Broadscope
Prosessien digitalisoinnin mahdollisuudet julkishallinnossa
Kun kuulee termin ”prosessien digitalisointi”, useimmilla on ajatus siitä mistä on kyse. Joillakin on ollut sähköisen asioinnin hankkeita ja joillakin on tehty kokeiluja chat-robottien hyödyntämisessä asiakaspalvelussa. Joskus kuulen asiakkaalta, että ”olemme edenneet prosessien digitalisoinnissa”.
Joissakin asioissa näin onkin aidosti ja menestyksekkäästi tapahtunut, mutta välillä digitalisoinnista on jälkenä vain sähköiset lomakkeet. Mitä tavoitteita prosessien digitalisoinnille julkishallinnossa kannattaisi sitten asettaa?
Julkishallinnon tavoitteet digitalisoinnille
Valtiovarainministeriö julkaisi helmikuussa 2016 yhdeksän periaatetta, jotka kuvaavat julkishallinnon tavoitteita digitalisoinnille:
- Kehitämme palvelut asiakaslähtöisesti
- Poistamme turhan asioinnin
- Rakennamme helppokäyttöisiä ja turvallisia palveluita
- Tuotamme asiakkaalle hyötyä nopeasti
- Palvelemme myös häiriötilanteissa
- Pyydämme uutta tietoa vain kerran
- Hyödynnämme jo olemassa olevia julkisia ja yksityisiä sähköisiä palveluita
- Avaamme tiedon ja rajapinnat yrityksille ja kansalaisille
- Nimeämme palvelulle ja sen toteutukselle omistajan
Mikä sitten muuttuu, olemmehan aina kehittäneet sähköisiä palveluita?
Asiakaslähtöisyys prosessien digitalisoinnissa on paljon enemmän kuin esimerkiksi palautekyselyiden koostaminen ja analysointi niiden hyödyntämistä varten. Meidän tulee aidosti ymmärtää mitkä ovat asiakkaiden tavoitteet ja mihin laajempaan kokonaisuuteen digitalisoitavat prosessit kuuluvat asiakkaan omasta näkökulmasta. Käytännössä tämä voi tarkoittaa asiakkaan parempaa ymmärrystä palvelumuotoilun keinoin, jossa tarkastellaan asiakkaan tekemisiä, motivaatioita ja tavoitteita rinnakkain julkisen toimijan palveluiden kanssa. Tämä voi tarjota myös mahdollisuuksia yhdistää julkisia palvelukokonaisuuksia vastaamaan enemmän kokonaisuuksia asiakkaan näkökulmasta. Tärkeät kysymykset ovat: ”Mikä on se työkokonaisuus, jota asiakas tekee, mikä on julkisen palvelun osuus siinä ja mitä muita palveluita kokonaisuuteen liittyy?”
Suurin tehokkuus saadaan aikaan poistamalla kokonaan prosessivaiheita ja turhaa asiointia. Tämä voidaan tehdä automatisoimalla prosessia yhdistämällä asiakastietoa sekä tietoa asiakkaan aiemmista asioinneista tai asioinnista muissa julkisissa palveluissa. Tämä voi edellyttää asiakkaan Omadatan hyödyntämistä, jossa asiakas voi hallita, hyödyntää ja luovuttaa eteenpäin hänestä kerättäviä henkilötietoja. Tämä kaikki johtaa myös perinteisen laajemman tavoitteen toteutumiseen, jossa asiakas luovuttaa tietonsa vain kerran. Tiedonvaihto toteutuu turvallisesti ja hallitusti avoimien rajapintojen kautta mahdollistaen tiedonvaihdon palveluiden välillä.
Voidaanko julkisten palveluiden päätöksiä automatisoida ja mitä se edellyttää?
Viime aikoina julkisen hallinnon digitalisointihankkeissa keskustelu on voimistunut erityisesti päätösten automatisoinnin suhteen. Mikäli riittävät tiedot ovat olemassa, eikö esimerkiksi lupapäätöksiä voitaisi automatisoida matalan riskin hakemuksissa? Tai hylätä automaattisesti, jos tiedoista voidaan päätellä, että hyväksyntäkriteerit eivät täyty? Haasteita tälle ovat tuottaneet olemassa oleva lainsäädäntö, joka edellyttää että vastuullinen virkailija tekee päätöksen ja vastaa siitä. Tämä on johtanut tilanteisiin, jossa osa päätöksistä on pystytty luotettavasti ja turvallisesti automatisoimaan, mutta virkailija kokee, että hän ei voi hyväksyä päätöksiä oman virkavastuunsa johdosta. Mikäli päätöksen tekisi organisaatio, asia voisi olla helpompi toteuttaa.
Kaikki onnistumisen elementit ovat olemassa
Suomi on hyvässä asemassa julkishallinnon prosessien digitalisoinnin suhteen. Suomella on hyvä infrastruktuuri sekä osaamista tekoälykehityksessä ja robotisaatiossa. Ja poikkihallinnollisten digitaalisten prosessien kehitys on meneillään.
Työ edellyttää yhteistä kieltä/sanastoa, lainsäädännön tukea ja tahtoa kehitykselle jokaisessa organisaatiossa. Elementit menestykselle ovat olemassa ja jokaisella organisaatiolla on vastuu prosessien digitalisoinnista asiakkaiden parhaaksi.
Jukka Honkavaara, BroadScope
Johtajuudesta tänään ja huomenna
Johtamisesta ja johtajuudesta on kirjoitettu satoja tuhansia kirjoja ja tehty kunnioitettava joukko tutkimuksia ja selvityksiä. Kirjallisuudessa tarjoillaan puoleensa vetäviä oikoreittejä onneen ja menestykseen.
Usein painottuvat joko rationaalis-loogiset näkökulmat tai tunneperäiset lähestymistavat. Todellisessa elämässä erilaiset näkökulmat ja realiteetit sekoittuvat iloisesti toisiinsa. Jo pelkästään ihmisten erilaiset tavat käsitellä tietoa ja erilaiset persoonallisuudet introverteista ekstrovertteihin maustavat johtajuustodellisuutemme mitä erilaisimmin maustein. Juuri tässä on johtamisen ja johtajuuden rikkaus. Yllätyksellisyydessä ja tilannesidonnaisuudessa. Otetaan matematiikka avuksi tätä moninaisuutta selittämään. Kolme ihmistä voi asettua jonoon kuudella eri tavalla. Viisi ihmistä voi asettua jo 120 eri tavalla. 10 ihmistä puolestaan 3 628 800 eri tavalla.
Toisin sanoen, tiimin koon kasvaessa myös erilaisten näkemysten ja kantojen määrä kasvaa ekponentiaalisesti. Yhteisen tahdon muodostaminen vaatiikin jokaikiseltä tiimin jäseneltä johtajuutta sekä suhteessa omiin ajatuksiin ja omaan itseen, että suhteessa muihin ihmisiin.
Google toteutti jokunen vuosi sitten mielenkiintoisen project Aristotlen, jossa etsittiin parhaita tiimejä yhdistäviä tekijöitä. Niitä etsittiin kissojen ja koirien kanssa, samalla puolen vuosisadan johtamiskirjallisuuden läpikäyden. Tulos on pysäyttävä; mitään ei löytynyt. Ei sitten niin mitään.
Samanlaisuuksia etsittiin tiimin jäsenten yhteisistä intresseistä, taustoista, vahvasta johtajuudesta, tai sitoutumisesta tavoitteisiin. Mikään näistä rationaalisista tekijöistä ei kuitenkaan selittänyt hyvin onnistuneiden tiimien piirteitä.
Sen sijaan tutkijat alkoivat etsiä selittäviä tekijöitä rationaalis-loogisten vaikuttimien tuolta puolen. Tuloksena syntyi kaksi havaintoa:
- sosiaalinen herkkyys eli kyky tulkita muiden tiimin jäsenten tunteita, suhtautumista ja kehon kieltä ja
- tasapainoinen vuorottelu keskustelussa eli se, ettei kukaan selvästi dominoi, vaan kaikki saavat puhua tasapuolisesti.
Tulos puolestaan johti tutkijat käsitteeseen psykologinen turvallisuus. Tämä tarkoittaa sitä, että voi rohkeasti tuoda esiin mielipiteensä tai kantansa ilman leimautumisen tai koston pelkoa. Nykyään puhutaan paljon luottamuksesta. Se ei kuitenkaan lisäänny luottamuksesta puhumalla, vaan psykologista turvallisuutta ja rehellisyyttä lisäämällä. Jokainen voi silloin katsoa peiliin ja kysyä: olenko minä itselleni rehellinen ja voinko sanoa lähimmille kollegoilleni sen, mitä todella ajattelen.
Tässä piilee valtava voimavara, rehellisyydessä, suoruudessa, sekä epätäydellisyyden ja haavoittuvaisuuden myöntämisessä. Kun avaamme jotain itsestämme, saamme sen moninkertaisesti takaisin. Harvan meistä perimmäisenä tarkoituksena on ”voitto muista” tai ”kasvu parhaaseen versioon itsestään”, kuten niin monissa johtamisoppaissa julistetaan.
Ole armollinen itsellesi, niin voit olla armollinen myös läheisillesi, kollegoillesi ja kanssakulkijoillesi. Parempaa yhteiskuntaa ei rakenneta yksilöiden voittokulkujen kautta, vaan, YHDESSÄ.
Petri Eerola, BroadScope